学生寮管理システム

システム概要

大学が管理する寮、または部屋の、募集受付から入寮、退寮までを一貫して管理するシステムです。必要に応じて入寮者向けのマイページを充実させることで、入寮者のポータルサイトとしての機能を持たせることもできます。学生寮管理システムにおいて関係しそうなポイントをいくつかご紹介します。

学生寮管理システムのポイント

複数の寮、複数の部屋の混在管理

大学によっては、複数の寮を管理していることも珍しくないと思います。また、寮単位ではなく、部屋単位で管理しているケースもあるでしょう。その混在のケースもあると思います。こうした様々なケースでそれぞれに条件設定をできるようにしつつ、一体となって運用することが可能です。また、より高度な例では、寮ごとの特性に応じた設定を持つことで、この寮の入寮者に対しては申し込み時に追加での質問項目を尋ねるといったことも実現できます。

男性用、女性用、その他LGBTへの対応

一人一部屋のケースであれば、寮の階ごとに男女をわけるようにする運用設定も可能です。また、相部屋であれば、どちらの性を基本とするかを細かく設定管理することができます。加えて、昨今のLGBT対応も、部屋設定に追加することで柔軟に対応することができます。こうした性別設定を基に自動割り当てが動作するようにすることで、より精度の高い割り当てが可能になります。また誤った部屋割当が行われた際に保存エラーを出すことも可能です。

仮押さえで想定外の割り当てケースにも対応

募集から割り当てが常にスムーズにいかない場合もあります。特殊な事情があって特定の部屋しか入寮できない学生の場合には、それを考慮した割り当てを行える必要があります。手動での割り当てを行うのも一つでしょうし、こういった特定のケースのためにあらかじめ部屋をおさえておく仮押さえの機能も便利です。対象となる性別と部屋数を指定して簡単に仮押さえを行えるようにしておけば、想定外の事態で部屋が割り当てきれなくなる、といったことを回避することができます。

定期募集も臨時募集も一貫管理

空き部屋さえあれば常に募集を行うといった運用でも、決まった時期にのみ募集を行う定期募集、また、臨時的に一定期間募集を行うといった運用も柔軟に対応可能です。その時々の募集対象寮や、募集者の属性なども設定しておけば、対象属性にあわせて表示される募集が変化するため、あやまった申込みを未然に防止することができます。募集状況が一覧できるようになり、申し込み状況もあわせて俯瞰できるようにしておけば、全体としての進行度を容易に把握できるようにもなります。

面倒な督促や通知を自動化

家賃の未納督促や、退寮日登録の不備など、学生寮入寮者に対するサポート業務は多岐にわたります。こうした入寮者とのコミュニケーションを徹底的に自動化することが業務効率化の一つの鍵になります。時期や期限が決まっているものであれば、文章テンプレートを準備すれば簡単に自動化することができます。期限の3日前に督促を送信するですとか、期限の1日後により強めの督促を送信するといったことも自由自在です。もちろん、一定条件に該当する方、例えば、入寮情報を登録していない人だけに、といった絞り込みも可能です。

テンプレートメール機能でその他のコミュニケーションも効率化

送信するタイミングが確定しきれないものについては、学生寮管理システムの管理画面内から簡単な操作でメールを発信できるようにしておけば、情報をメーラーにコピーして、といった手間を軽減することができます。また、送信する内容を完全に統一できない場合でも、いくつかのテンプレートを呼び出して加筆修正後に送信できるようにしておけば、間違いも減り、作業時間を短縮することもできるでしょう。日々のやり取りは意外に多いため、文面はどんどんとテンプレート登録して、簡単に呼び出せるようにするのをお勧めします。

高度な自動割り当てのルールも実現

申し込みに対して適切な部屋を割り当てる作業は、部屋数が多くなってくると非常に大変な作業になります。ルールを設定することで、こうした割り当て作業も自動化することができます。例えば空室期間の長い部屋を優先的に割り当てる、他には、学生の属性に応じた優先度を変更する、他にも、学生の性別や考慮事項にあわせて優先度を算出して割り当てる、といったことが可能です。こういった場合はこういった条件、といった具合に、複数の条件を組み合わせたりすることもできますので、割り当て業務の大半を効率化することができます。部屋不足や、条件に合致する部屋がない等の理由で自動で割り当てきれない場合は人間による調整を行うことで、自動と手動の良いところを活かした運用を実現することができます。