サービス領域(2)

留学生寮管理システム

システム概要

大学が管理する留学生向けの寮、または部屋の、募集受付から入寮、退寮までを一貫して管理するシステムです。必要に応じて入寮者向けのマイページを充実させることで、入寮者のポータルサイトとしての機能を持たせることもできます。基本的な仕組みは学生寮管理システムと同一ですが、留学生特有の事情に関連したポイントをいくつかご紹介します。

留学生寮管理システムのポイント

入国日、入国方法も収集可能

留学生の入寮は、すでに国内に滞在していて国内からの転居のケースと、入寮前に日本へ入国してそのまま入寮するというケースに分かれると思います。こうした、入国タイミングが入寮と重なる場合に、その入国に関する情報をシステムを通じて収集することができます。入寮者マイページから簡単に登録できるようにしておけば、入寮者側の負担も軽減することができるでしょう。自部署内以外と共有する必要がある場合には、こういった情報を容易に出力する機能を用意しておけば、さらに業務効率化が図れるでしょう。

英語対応の要否を関係者に周知可能

寮を運用している寮長にとって、受け入れ予定の留学生をどのようにサポートすべきかは頭を悩ませる問題だと思います。入寮予定者の基本情報を共有することはもちろん、日本語での対応可否や英語での対応可否などの情報を一緒に伝えるのも一つでしょう。こうした情報は留学生個人が自己申告できるようにしておくのも一つですし、管理者が登録する情報として一括登録する運用方法でも良いと思います。

退寮後の予定や連絡先も収集可能

留学生の場合、退寮したあとにそのまま帰国してしまうケースもあると思います。何も問題なければ良いのですが、もし何かしらの事情で本人に連絡する必要が発生した場合には、その時用の連絡先を確保しておかなければ、連絡がつかない事態に陥ってしまいます。退寮日などの情報を登録する際に退寮後の予定や連絡先をあわせて登録してもらうようにしておけば、こうした連絡がとれない事態を未然に回避することができます。

RA(レジデント・アシスタント)登録も可

留学生寮であればRAの役割をもった人を入寮させていることもあると思います。こうしたRA業務に付随するレポーティングなどの機能も、留学生寮管理システムに統合することも可能です。RAの立場の人にだけRA報告書アップロード画面を見られるようにしておけば、毎月決まった期限日に登録するよう指示するだけで報告書が集まってくる体制を構築することができます。期限を守れたか、内容が十分かなどの審査機能もあわせてつけておけば、受理の状況にあわせて自動的に報酬計算を行うところまでシステム化することができます。

必要に応じてCSVエクスポートも実装

支払い情報を筆頭に、他部署に提供しなければいけないデータがあると思います。こうしたデータを生成する機能も、留学生寮管理システムに統合してしまうことをお勧めします。例えばRAへの報酬であれば、対象月と支払い総額を出力し、そのまま経理部署に回すのも一つですし、部署内で取りまとめや少々の修正を加えるのも一つです。金額集計という一番面倒かつ正確でなければならない部分をシステム化できるため、業務負担を軽減することができます。

日英両言語での国際化対応

留学生寮であれば、申込者の大半は日本語が十分に読めない場合も多く、実際の案内は英語で行うというケースが多いのではないでしょうか。システムの表示内容も日本語、英語を切り替えられるようにすることで、日本語がわからない留学生でも申込みから入寮手続き、退寮手続きを滞りなく行えるようになります。また、大学や寮によっては、中国語や韓国語といった他の言語への対応を増やすのも有効でしょう。

留学生寮管理システムの発展的機能

面談予約機能の統合

留学生は慣れない異国での生活であったり、身の回りに親しい人のいない環境であったりするため、大学側としてメンタルケアを筆頭としたサポート体制をもうけているところも多いと思います。そうした面談等の予約機能をシステム内に統合してしまうことも考えられます。管理側も、そうした予約をシステム上で一元管理することで、予約管理に伴う手間や負担を大きく軽減することができます。

留学生寮の管理と留学生のサポートを行なっている担当部署が異なる場合にはシステムの利用を当該部署に開放する必要はありますが、寮長やRA、その他、留学生の生活に近しい利害関係者のハブとしてのシステムを位置付けることで、システムに多様な役割を担わせることができます。

長期不在管理機能の統合

1年といった単位で入寮する場合、その間に帰国や旅行等で、寮を長期間不在にする場合もあると思います。何もトラブルがなければ問題ないのですが、そのままずっと寮にいない、といったトラブルの場合に気づくのが遅れてしまう可能性があります。例えば、システム内に長期不在期間を理由と共に登録する機能を設けることで、誰がいつからいつまで不在かが明確になり「気づかないリスク」を低減することができます。あわせて、管理者側にはカレンダー表示のようなかたちで一覧で誰が不在かを簡単に把握できるようにすることで、管理者側の管理負担も小さくなるように配慮すると良いでしょう。


お気軽にお問い合わせください

相談から初回提案まではもちろん無料です。問い合わせいただいても、営業や勧誘等は一切ありません。勝手にメールを送りつけることもありません。お気軽にご相談下さい。