システム概要
大学が管理する留学生向けの寮、または部屋の、募集受付から入寮、退寮までを一貫して管理するシステムです。必要に応じて入寮者向けのマイページを充実させることで、入寮者のポータルサイトとしての機能を持たせることもできます。基本的な仕組みは学生寮管理システムと同一ですが、留学生特有の事情に関連したポイントをいくつかご紹介します。
入国日、入国方法も収集可能
留学生の入寮は、すでに国内に滞在していて国内からの転居のケースと、入寮前に日本へ入国してそのまま入寮するというケースに分かれると思います。こうした、入国タイミングが入寮と重なる場合に、その入国に関する情報をシステムを通じて収集することができます。入寮者マイページから簡単に登録できるようにしておけば、入寮者側の負担も軽減することができるでしょう。
英語対応の要否を関係者に周知可能
寮を運用している寮長にとって、受け入れ予定の留学生をどのようにサポートすべきかは頭を悩ませる問題だと思います。入寮予定者の基本情報を共有することはもちろん、日本語での対応可否や英語での対応可否などの情報を一緒に伝えるのも一つでしょう。こうした情報は留学生個人が自己申告できるようにしておくのも一つですし、管理者が登録する情報として一括登録する運用方法でも良いと思います。
退寮後の予定や連絡先も収集可能
留学生の場合、退寮したあとにそのまま帰国してしまうケースもあると思います。何も問題なければ良いのですが、もし何かしらの事情で本人に連絡する必要が発生した場合には、その時用の連絡先を確保しておかなければ、連絡がつかない事態に陥ってしまいます。退寮日などの情報を登録する際に退寮後の予定や連絡先をあわせて登録してもらうようにしておけば、こうした連絡がとれない事態を未然に回避することができます。
RA（レジデント・アシスタント）登録も可
留学生寮であればRAの役割をもった人を入寮させていることもあると思います。こうしたRA業務に付随するレポーティングなどの機能も、留学生寮管理システムに統合することも可能です。RAの立場の人にだけRA報告書アップロード画面を見られるようにしておけば、毎月決まった期限日に登録するよう指示するだけで報告書が集まってくる体制を構築することができます。期限を守れたか、内容が十分かなどの審査機能もあわせてつけておけば、受理の状況にあわせて自動的に報酬計算を行うところまでシステム化することができます。
必要に応じてCSVエクスポートも実装
支払い情報を筆頭に、他部署に提供しなければいけないデータがあると思います。こうしたデータを生成する機能も、留学生寮管理システムに統合してしまうことをお勧めします。例えばRAへの報酬であれば、対象月と支払い総額を出力し、そのまま経理部署に回すのも一つですし、部署内で取りまとめや少々の修正を加えるのも一つです。金額集計という一番面倒かつ正確でなければならない部分をシステム化できるため、業務負担を軽減することができます。
日英両言語での国際化対応
留学生寮であれば、申込者の大半は日本語が十分に読めない場合も多く、実際の案内は英語で行うというケースが多いのではないでしょうか。システムの表示内容も日本語、英語を切り替えられるようにすることで、日本語ができない留学生でも申込みから入寮手続き、退寮手続きを滞りなく行えるようになります。また、大学や寮によっては、中国語や韓国語といった他の言語への対応を増やすのも有効でしょう。