開発経験がプロジェクトを加速させます
私たちには寮管理システムを開発してきた経験、そして、その経験を通じて得た知見があります。経験があるからこそ、見積もりの精度が高く、余計な安全工数を見積もる必要がありません。結果として見積り金額を筋肉質に保つことができます。
また、どういったところで工数がかかるかも事前にイメージできるため、開発スケジュール見積もりの精度も非常に高まります。同時に、同種のシステムへのノウハウが社内に蓄積しているため、開発スピードも非常に高まります。各大学により個別の事情はあれど、根幹となる部分は似ていることが多いのも事実です。大事なポイントをおさえ、精度高く個別の事情に最適化していきます。
運用後の苦労も予見できます
私たちは作りっぱなしではありません。開発が完了し、納品、稼働後も運用保守のかたちで実際の運用のサポートを行っています。そのサポートを通じて、どういったことで問題が起こるのか、どういった問い合わせやトラブルが起こるのかを身をもって体験しています。
また、運用してはじめて気づくことも多く、実際に改修が入ることも多くあります。こうした経験値があることで、開発時にあらかじめそうしたトラブルを防ぐための機能を組み込んでおくなど、先回りのアクションが可能になります。また、構築予算の都合上、メリハリをつける必要がある場合には、何を優先し、何を未来に先送りしておくかの判断でもお役に立てると思います。システムを作る側として、設計上の視点から優先度をご助言差し上げることもできますし、過去の経験から、優先度をご助言差し上げることもできると思います。
寮管理システムの開発実績例
寮管理システムの開発実績から、いくつかご紹介しています。
留学生寮管理システム
大学が管理する複数の留学生寮をまとめて管理するシステムです。期限日のある募集を作成し、その募集に対して応募を受け付けることができます。応募は優先度に応じた自動割り当て機能が用意されており、効率的に部屋の割り当てが行えます。もちろん、自動では都合が悪い場合には手動での割り当て調整も行えるようになっており、様々な事情にあわせて部屋の割り当てを行えるようになっています。
割り当て後は、入寮者マイページから日本への入国日や空港、寮へのチェックイン時間を登録できるようになっており、未登録者には自動で督促メールが飛ぶ等、管理者の作業を減らすための工夫が行われています。
退寮日は契約上の期限日の範囲内で登録できるようになっており、リスク管理上、収集しておくべき項目の登録とあわせて、退寮日を登録できるようになっています。
管理者以外に寮長や、寮の管理会社といった利害関係者にもシステムを利用できるようになっており、権限や立場に応じた画面の出し分けや機能の制限を行うことで、情報漏えいのリスクを最小化しています。
研究者宿舎管理システム
大学が管理する外国人研究者向けの宿舎を管理するシステムです。毎月の一定期間に募集を受け付ける仕組みになっており、応募に対して審査、割当を効率的に行える仕組みになっています。
入居期間が超短期から長期まで幅広いため、入居状況が把握しやすいよう、一覧性の高い画面を準備。必要な情報は一元管理できるようにすることで、情報集約ハブとしての役割も担っています。
招聘する学内教職員が代理で申請することが前提のため、学内共通の認証基盤でアクセスできるようになっており、申請者と入居者をわけて管理しています。また、システム内部は管理者に加えて、業務委託先のスタッフも操作できるようになっており、細かい画面ごとの権限わけを実装しています。
宿舎に関する情報提供も同システム内で行っており、情報の参照や必要資料の配布、申込み管理等、部署内ですべての情報をコントロールできる状態を実現しており、軽微な情報更新の度に関係部署への依頼と待ち時間が発生する、という事態に陥らないスピーディーな業務フローを実現しています。
よく実装される機能
今までの寮管理システムの開発実績から、よく実装される機能をご紹介しています。システムの具体的なイメージをかためる際にご参考になればと願います。
募集管理
申し込みを受け付けるための、募集を管理する機能です。「春の一斉募集」や「秋のXXXX生向け募集」といった具合に、募集期間や募集対象を設定し、その期間内は申し込みを受け付ける、といったことが可能です。過去の募集履歴もシステム内に蓄積されていくため、過去のデータの探索や抽出も容易に行うことができます。
申し込み管理
募集に対して行われた応募データ（＝申し込み）を管理する機能です。内容確認はもちろん、部屋の割り当てや管理上のメモの記録等、当該入寮者にまつわるデータ管理を一元化して行うことができます。申し込み時に取得する情報は任意のものを設計可能ですので、例えば保証人の情報や、RAの報酬振込先銀行口座、ID写真のようなファイル添付まで、自由に設定することができます。
寮・部屋管理
システム上で選択できる寮マスタ、部屋マスタを管理する機能です。どの寮にどの部屋が属しているか、どういった性別が対象の部屋かといった情報を登録したり、賃料設定を追加することで家賃計算を自動化したりすることができます。寮や部屋の新設や廃止も行えるようにすることで、長期での変更に強いシステムにすることができます。
お知らせ管理
入寮者マイページに掲示するお知らせを管理する機能です。掲示期間や掲示対象者を指定することで、スピーディーかつ正確な情報掲載が可能です。また、閲覧履歴機能とあわせて実装することで、「そのお知らせをまだ見ていない人」を素早く把握することができるようにもなります。
提出物管理
RAやDAなどの入寮者から、添付ファイルでの提出を受け付ける機能です。提出を受け取ることに加えて、その提出物を審査する機能や、承認・差し戻しといったアクションが行えるようにすることも可能です。報酬が発生する場合には、そうした提出物の提出状況にあわせて自動計算したCSVファイルを出力するようにもできます。
支払い・請求管理
入寮者に請求する金額や請求タイミングを管理する機能です。支払い情報自体はインポートで取り込んで入金管理だけを行うこともできますし、システム内に賃料情報を設定することで、支払い情報自体をシステムに生成させ、入寮者マイページ側から参照できるようにすることも可能です。
仮押さえ管理
特定の部屋を割り当てできないようにブロックすることができる機能です。修繕中で入居できない部屋を一時的に除外したい場合や、特定の入寮者のためにその部屋を除外したい場合に便利です。メモ書きをあわせて記録しておけるようにすることで、どういった理由で仮押さえを作成したかの情報を管理者間で共有しやすくすることが可能です。
管理者管理
システムの管理画面を操作可能な管理者を管理する機能です。管理者の中で権限をわけずに運用することも可能ですし、さらに寮長や管理会社といった立場をわけて管理し、それぞれで操作できることや参照できるものを変化させて制御することも可能です。管轄する寮を設定できるようにすることで、特定の寮の情報にはアクセスさせたいが、担当外の寮や入寮者の情報にはアクセスさせたくない、といった情報統制が実現可能です。