研究者宿舎/ゲストハウス管理システム

システム概要

大学が管理する研究者向けの宿舎/ゲストハウス、または部屋の、募集受付から入居、退居までを一貫して管理するシステムです。必要に応じて入居者向けのマイページを充実させることで、入居者のポータルサイトとしての機能を持たせることもできます。基本的な仕組みは学生寮管理システムと似ていますが、研究者宿舎管理システム特有の事情に関連したポイントをいくつかご紹介します。

研究者宿舎/ゲストハウス管理システムのポイント

受け入れ担当教員による申し込みに対応

研究者宿舎の場合、入居されるのは外国人研究者を筆頭に、招聘された研究者が基本になると思います。そのため、そのための部屋の手配等は受け入れ担当教員が行うことが多いのではないでしょうか。こうした、入居者と申請者が異なるケースも、必要な情報取得を行うことで実現可能です。学内の共通認証基盤が存在する場合には、その認証基盤を通じてログインできるようにすることで、こうした教職員側の負担を減らすことができます。似たような申請を何度も行う際に便利なように複製機能を設けるのも良いでしょう。過年度のものから複製することで、毎年のパターンなども申請しやすくなります。

超短期での入居にも対応

学生寮のケースとは異なり、入居期間がケースバイケースで非常に多岐にわたるのも研究者宿舎の特徴ではないでしょうか。基本的には数週間から数ヶ月の滞在が多いと思いますが、何かしらの事情により、超短期入居できる部屋を準備する必要が生じることもあるかもしれません。こうした場合にも管理画面から例外的に短期入居の情報を登録できるようにしておくことで対応可能です。運用には例外ケースがつきもののため、管理者としての操作権限はある程度柔軟にしておくと良いでしょう。

夫婦用や家族用の部屋へも対応可

研究者宿舎の場合、入居予定の研究者が配偶者や家族を伴って入居するケースも多いと思います。そのため、用意されている宿舎や部屋も、その入居タイプを管理できる必要があります。基本的には単身用、夫婦用、家族用の三種類になると思いますが、これらの入居タイプにあわせて部屋の割り当てを行えるようにすべきです。また、個人の好みや宗教上の理由等により、部屋に対する要望も細かくなりがちなため、そういった部屋の詳細についても、情報を保持、検索できるようにしておくと便利です。一番単純な方法はメモ書きを記入して蓄積していく方法ですが、より細かくデータ化するのであれば、それぞれの部屋属性項目を単体の設定項目として切り出していくのが良いでしょう。

鍵の受け渡しやルームチェックも統合管理

学生寮の募集とは異なり、決まった時期にまとめてというかたちよりは、入居にあわせて適宜対応していくことが多いと思います。鍵の受け渡しについても、別でやりとりをしていると管理が複雑になりがちなことだと思います。鍵の受け渡しの場所、時間をシステムに登録できるようにしておくことで、受け渡しの担当者は一覧で見ることができるようになりますし、受け渡しの完了・未完了を管理しやすくなるメリットがあります。また、ルームチェック等、入居前後に発生する業務についても同様に統合管理することで、システムを見れば現在の状況が正確にわかる状態を実現できます。今までは電話やメールに散在していたこうした現状に関する情報も、システムで一元管理することで、精度も反映スピードも劇的に向上します。

領収書等もシステムから出力

家賃や入居権利金などの金銭のやりとりが発生するため、領収書を入居者に渡す運用フローになっているところも多いのではないでしょうか。テンプレート化できるとはいえ、こうした領収書発行業務を逐一手動で行っていては業務効率が高まりません。家賃設定をシステム内に持つことで、システムから簡単に領収書PDFを出力できるようになります。あとは印刷して渡すのも良いでしょうし、ペーパーレス化の流れであれば、そのままPDFのかたちで送付するのも良いでしょう。さらに踏み込む場合には、入居者マイページのようなものを準備し、そこで領収書PDFを発行、ダウンロードできるようにするのも有効です。

システム内表示には受け入れ教員情報を付記し効率化

研究者と受け入れ教員という関係上、宿舎への入居に関しての連絡は、直接入居者に、というよりも、受け入れ教員へ、という場合も多いと思います。こうした際のコミュニケーションをスムーズにするために、システム内の各所での表示に受け入れ教員の情報を付記すべきです。さらに、簡単な操作で受け入れ教員にもメールを送信できるようにしておくことで、様々な連絡業務を効率化することも可能でしょう。